El tiempo no se puede gestionar. Lo que sí que puedes gestionar son tus prioridades.
¿Te has dado cuenta de que el tiempo pasa volando cuando realizas actividades que te gustan?
Y al contrario… pasa muy lento si haces cosas aburridas o que no te gustan nada.
El objetivo de este artículo es que entiendas la necesidad de gestionar tus prioridades y que distingas entre tareas urgentes y tareas importantes. Esta diferenciación, junto con una buena planificación del día y de tus objetivos diarios, marcará la diferencia en tu vida.
El tiempo se expande y se contrae según la actividad que estemos realizando.
Es habitual que cuando te lo pasas bien, el tiempo vuele. En cambio, cuando estás realizando alguna actividad que no te gusta o que te aburre, entonces las horas pasan de forma lenta.
Cada día tiene 24 horas. Y esto es así para ti y para el resto de la humanidad.
El tiempo es limitado, y aprender a gestionar nuestras prioridades requiere compromiso con la vida.
¿A qué dedicas tu tiempo?
Al contrario que ocurre con otros recursos como el dinero, el tiempo no se puede ahorrar, pedir prestado ni almacenar. Tanto si se utiliza bien como si no, el tiempo pasa.
Los ladrones de tiempo
Los “ladrones de tiempo” son factores muy diversos, internos y externos, que tienen en común que disminuyen nuestra eficacia. Estos son algunos de ellos:
- Interrupciones
- Distracciones
- Reuniones poco efectivas
- Visitas inoportunas
- No saber decir “no”
- Hacer varias cosas a la vez
- Papeleo
- Indecisión
- Planificación insuficiente
- Tratar de abarcar demasiado
- Falta de disciplina
- Perfeccionismo
- Crisis y urgencias
- Desorganización personal
- Etc
Muchos de estos factores están interrelacionados, y algunos no dependen de nosotros, pero incluso así, lo que sí está en nuestras manos es reaccionar de un modo u otro.
Lo que es una falacia es pensar que podemos «gestionar el tiempo», lo único que podemos hacer es gestionarnos a nosotros mismos en el uso del tiempo.
3 consejos para organizarte en la oficina
No inicies una nueva tarea hasta que no tengas a mano todo lo que necesitas para realizarla: información, materiales, etc.
Cada vez que cojas un documento, haz alguna de las siguientes cosas; responde, tíralo a la basura, envíalo a otra persona o archívalo.
Deja de coleccionar basura, elimina de tu mesa los papeles que no hayas visto en varias semanas.
Dedica tiempo a Planificar y gestiona mejor tu tiempo.
Hacer buen uso del tiempo trabajando más inteligentemente debe convertirse en tu objetivo. Para ello revisa procesos regularmente, tratando de eliminar o acortar pasos, de hacer las cosas más sencillas. Se trata de obtener los mejores resultados con el mínimo consumo de tiempo y energía.
Existen dos tipos de tareas, de naturaleza diferente en
cuanto a la motivación que las genera
Tareas reactivas: generalmente nos llegan de fuera, nos las solicitan los demás: responder al teléfono, acudir a una reunión, ir a pagar un recibo, recibir una visita, imprevistos, etc. Corresponden al corto plazo.
Tareas proactivas: son las generadas por propia iniciativa: hacer una llamada, organizar, confeccionar los menús de la semana, preparar un plan estratégico, etc. Suelen ser tareas a largo plazo, que no reclaman una atención urgente.
Lo habitual es reaccionar a lo que ocurre, porque las tareas reactivas son las que parecen más urgentes, las que nos presionan. Tanto unas como otras pueden ser importantes.
Sin embargo, tenemos que aprender a priorizar las tareas proactivas, las elegidas por decisión propia, las que nos ayudan a dirigir nuestras vidas y a no sentirnos dirigidos por los demás.
Analiza el tipo de tareas a las que das prioridad en tu vida.
Utiliza esta Matriz para determinar si una tarea es urgente o no urgente, importante o no importante:
| Asunto | NO URGENTE | URGENTE |
| IMPORTANTE | Proactividad | Presión– Crisis |
| NO IMPORTANTE | Minucias – Distracción | Reactividad– Insatisfacción |
No debes confundir importancia con urgencia. Si vives siempre atendiendo a las urgencias, puede que acabes sufriendo estrés. La urgencia continua provoca estrés.
A menudo convertimos en urgentes tareas que no lo eran por el simple hecho de no planificar bien.
Recuerda esta frase:
“No planificar es planificar el fracaso.”
Benjamín Franklin
Planificar es actuar por anticipado, no limitarte a responder a lo que ya ha ocurrido. La planificación supone establecer previsiones sobre actividades y plazos, es decir, preparar lo que deseas que ocurra.
Dedica un tiempo diario a organizarte. Este tiempo dedicado en exclusiva a ti, lo vamos a llamar: “la hora más productiva”.
TU HORA MÁS PRODUCTIVA
Elige un momento del día para planificar. Hazlo cada día.
Ante tantos ladrones de tiempo es fácil olvidar qué es aquello realmente importante para nosotros. Por este motivo es muy importante tomar tiempo para planificar las tareas que nos acercarán a nuestros objetivos en la vida.
Recuerda la clasificación de las tareas en función de su urgencia e importancia que acabamos de ver, ya que tu objetivo va a ser a partir de ahora concentrarte en lo verdaderamente importante para ti.
Elige un momento del día en que puedas estar solo y tranquilo, sin interrupciones.
Puede ser por la mañana antes de iniciar la jornada o por la noche antes de acostarte. Tampoco necesitas mucho tiempo, aunque la llamemos “la hora más productiva”, entre 10 y 15 minutos pueden ser suficientes.
Durante este rato pregúntate:
¿Qué es lo más importante para mí hoy?
¿Qué debo hacer (acabar) hoy?
¿Qué es lo importante con respecto al futuro?
Puede que descubras que lo más importante del día es que es el cumpleaños de tu madre y quieras llevarle un ramo de flores y pasar un momento con ella.
Al responder a estas preguntas te será más fácil planificarte el día y concentrarte en lo más importante evitando las distracciones.
Espero que te haya gustado este artículo.
¡Recuerda! Todo empieza en ti.
¡Nos vemos la próxima semana!
Un fuerte abrazo.
